Functietitel: Projectsecretaris O&A
Recruiter: Rhobin Brander
Vacature-ID: 3908

Projectsecretaris Ontwerp en Aanleg, Afdeling Projectbeheersing

Wat doet een projectsecretaris O&A bij Vitens?

Als projectsecretaris O&A ondersteun je het team op (onder andere) onderstaande gebieden tijdens de voorbereiding en realisatie van de grotere, multidisciplinaire projecten. Wij zoeken een collega voor ongeveer 28 uur per week. 

Deze vacature is mede ontstaan door een grote behoefte aan een projectsecretaris voor één van de grootste projecten van Vitens.

Het grootste deel van de werkzaamheden zal dan ook, onder verantwoordelijkheid van de projectbeheerser en projectverantwoordelijke, voor dit project zijn.

In de overige uren zal je samen met de andere projectsecretaresses het proces rondom alle rapportages coördineren en waar nodig ook ook nog andere projecten ondersteunen. Hieronder lees welke werkzaamheden dit zijn.

Je organiseert bijvoorbeeld bijeenkomsten, boekt, indien noodzakelijk, geschikte locaties, catering en nodigt de genodigden uit voor deze bijeenkomsten. Ook de financiële kant van eerdergenoemde werkzaamheden wikkel je af. Je organiseert en beheert waar nodig projectmailboxen zodat stakeholders, leveranciers en klanten gemakkelijk contact kunnen leggen met de projecten. Je zet (projectgerichte) templates op om de uniformiteit in de projecten te vergroten. Je bent verantwoordelijk voor de autorisaties van gasten, het aanmelden van gasten en het organiseren van attenties/geschenken voor projectteamleden en samenwerkingspartners. Je optimaliseert en professionaliseert de Vitens project- en procesaanpak en levert praktische ondersteuning op het gebied van projectbeheersing aan het procesverbeterteam (onder verantwoordelijkheid van een projectbeheerser (PMO). Je bent aanspreekpunt voor het team Projectbeheersing en Office 365 gerelateerde vragen/verzoeken. Daarnaast draag je ook zorg voor het op de juiste wijze archiveren van de projectadministratie.

Je biedt administratie ondersteuning op het gebied van allerlei documenten en rapportages, zoals het opmaken van templates, bijhouden en beheren van het leerpuntenregister. Acties voortkomend uit het register worden uitgezet door jou. Daarnaast zorg je voor het indienen van VPA-stukken en Project Voortgang Rapportages in uitzonderingssituaties;

Tenslotte faciliteer je en notuleer je risicosessies en je controleer de verkregen stuurinformatie ten behoeven van de resourcetool op projectniveau. 

Over je team

Je komt in een jong en gedreven team, waarbij professionaliteit, maar ook plezier en een prettige werksfeer centraal staan. Naast het werk en alle uitdagingen die daarbij horen, vinden we het ook belangrijk dat er voldoende ruimte is voor het individu. Zo ruimen we tijdens het teamoverleg altijd tijd in om even te horen hoe het met eenieder gaat.

Wat breng jij mee?

Als nieuwe projectsecretaris O&A bij Vitens is het belangrijk dat je zowel inhoudelijke kennis als vaardigheden hebt; we zoeken een collega met minimaal een afgeronde mbo-opleiding en 1 tot 2 jaar werkervaring in officemanagement of projectadministratie, die daarnaast affiniteit heeft met projectmanagement en het communiceren met verschillende stakeholders, en die resultaat- en samenwerkingsgericht is, met sterke vaardigheden in plannen, organiseren en communiceren.

Verder..

• Je bent Onafhankelijk, zelfstandig en proactief;

• Sta je open voor een flexibele werkomgeving. De ene dag zit je op kantoor (in bijvoorbeeld Zwolle of Arnhem), de andere dag werk je thuis of vergader je op één van de ruim 90 productielocaties van Vitens.

Arbeidsvoorwaarden in het kort:

Als Projectsecretaris versterk je ons voor minimaal 24 uur en max 28 uur per week. Hiervoor kun je onder andere rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden (op basis van 40 uur per week):  

• tot € 52.400 bruto per jaar. Dit is inclusief ons Flexibel Arbeidsvoorwaarden Budget (FAB) van circa 22%. Dit budget bevat onder andere je vakantiegeld en eindejaarsuitkering.   

• 31,5 vakantiedagen  

• €1.000,00 ontwikkelingsbudget  

En er is meer. Wil je een overzicht van al onze arbeidsvoorwaarden? Ga naar www.werkenbijvitens.nl/arbeidsvoorwaarden.  

Onze toekomst, jouw toekomst  

Meewerken aan het toekomstbestendig maken van ons drinkwatervoorziening? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie! 

Vragen over de procedure? 

Kijk hier (Sollicitatieprocedure | Drinkwaterbedrijf Vitens) naar de sollicitatieprocedure binnen Vitens of stel je vragen aan onze recruiter Danielle Bijsterbosch via danielle.bijsterbosch@vitens.nl

Meer weten over de inhoud van de functie? Mail dan naar Teammanager Lianne Zantinge via lianne.zantinge@vitens.nl

Samen elke druppel duurzaam   

Wij hebben als grootste drinkwaterbedrijf het doel om voor 2030 elke druppel duurzaam te maken. Benieuwd hoe wij dit willen realiseren? Kijk dan even op (Over Vitens | Vitens)  

Vitens is belangrijk voor de basisvoorzieningen in onze maatschappij. Daarom vragen wij altijd een screening aan voordat we iemand aannemen. Onderdeel van deze screening is het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).   

.